El libro Getting Things Done
y su traducción Organízate con Eficacia , es un gran libro para organizarnos. No sólo en la vida profesional, sino también personal, y a todos los niveles de complejidad. Su filosofía es más o menos la siguiente:
Manejando tareas
Todo lo que consideremos que no está acabado, lo debemos registrar en algún sistema fuera de nuestra mente. Primero tenemos que tener claro las tareas que debemos realizar, y luego anotar acciones físicas necesarias en algún sitio que revisemos regularmente.
Para clarificar las tareas a realizar nos debemos preguntar cual es el resultado esperado para ese trabajo.
Para almacenar las tareas que nos llegan, debemos utilizar algún tipo de bandeja de entrada. Puede ser una bandeja física, donde ponemos las cartas, artículos, o cosas que tendremos que hacer algo con ellas, o también puede ser cualquier tipo de aparato donde dejarnos notas, como una libreta.
Regularmente tendremos que vaciar esa bandeja de entrada, pero no significa que tengamos que hacer la tarea, simplemente decidimos que hacer con ella, y la dejamos organizada en nuestro sistema siguiendo este esquema:
También necesitaremos algún lugar donde almacenar el material que ya hemos decidido qué hacer con él. Como vemos lo básico es tener un lugar para almacenar:
- Acciones que quizá haremos algún día (Algún día/Quizá).
- Información que podremos necesitar consultar algún día de nuevo (Referencia).
- Proyectos con el plan de actuación y su información de soporte (Proyectos).
- Recordatorios de las cosas que estamos esperando (Esperando).
- Recordatorios de las acciones que deberemos realizar en una fecha y hora específica (Calendario).
- Acciones que deberemos realizar tan pronto como sea posible (Siguientes Acciones).
En el calendario debemos escribir acciones (especificando día/hora) e información específica para esas acciones.
Los proyectos no son más que una serie de siguientes acciones necesarias para llegar al objetivo final. Cualquier cosa que necesite varios pasos puede ser un proyecto, tanto profesional como personal. Cuando nos encontremos con un proyecto deberemos estudiarlo y definir los pasos necesarios para completarlo.
Una vez tenemos el sistema listo, lo revisaremos cada vez que nos haga falta. Revisaremos “Calendario”, luego las “Siguientes Acciones” organizadas por contextos, y se realizará cuando esté disponible ese contexto. Después podemos revisar “Proyectos”, y si nos hace falta “Esperando”, y “Algún día/Quizá”. Al menos una vez a la semana deberemos revisar todas las listas.
Planeando Proyectos
- Objetivo: Hacernos la pregunta: ¿porque?.
- Nos sirve para clarificar el objetivo y definir si tenemos éxito.
- Crea un criterio para la toma de decisiones.
- Motiva.
- Es más fácil pensar en posibles opciones para lograrlo.
- Principios: Terminar la pregunta: dejaré que el resto haga lo que quiera siempre y cuando…
- Visión del resultado: Sería la respuesta a la pregunta ¿que?. Debemos tener una visión clara en nuestra imaginación de qué es lo que queremos.
- Brainstorming: le toca el turno al ¿como? Debemos expresar cualquier idea, sin evaluarla, criticarla o analizarla, cuantas más ideas mejor, y luego ya se pensará que hacer con ellas.
- Organización: A medida que identificamos componentes, eventos y prioridades, es fácil ver cuales son necesarios y en que orden ocurrirán para llegar al objetivo.
- Siguientes acciones: Existen acciones que se pueden realizar a la vez, otras necesitan de una acción anterior terminada para poder ser llevado ésta a cabo. Si tenemos un buen plan siguiéndolo es fácil determinar las siguientes acciones, que podremos ir anotando en nuestras “Siguientes Acciones”.
Espacio y herramientas de trabajo
Debemos buscar un lugar físico apropiado para realizar nuestros trabajos, con los componentes necesarios. Necesitaremos uno en casa y otro en la oficina (si tenemos), y han de ser lo más parecidos posible. Ese espacio no ha de ser compartido.
Cada uno puede tener unas necesidades y deberá saber adaptar su espacio para seguir correctamente el sistema de manejo de tareas. Un ejemplo de material necesario para el típico despacho repleto de papeles, documentos, artículos y demás:
- Bandejas para el papel. Lo ideal son 4: Bandeja de entrada, de salida, trabajando y leer y revisar.
Folios.
- Boli/lápiz.
- Post-its.
- Clips de papel y de carpetas.
- Grapadora y grapas.
- Cinta adhesiva.
- Gomas elásticas.
- Etiquetador automático.
- Archivador.
- Calendario.
- Papelera.
También es bueno tener una versión móvil de ese espacio, por ejemplo si tenemos 4 bandejas para el papel, necesitaremos una carpeta con 4 divisiones.
Yo en mi caso que tengo más bien vida digital, he creado un espacio de trabajo en mi ordenador adaptado a mis necesidades.
Sistema de archivado
Sabemos que debemos tener nuestra bandeja de entrada siempre vacía. Nos tiene que llevar menos de un minuto coger algo de ella, decidir si no necesita acción, pero tiene algún valor para el futuro, y archivarlo en nuestro sistema. Siguiendo con el ejemplo anterior:
- El sistema de archivado debe estar a mano, si no hace falta levantarse mejor.
- Un sistema alfabético, que organiza todo por asunto, proyecto, persona o compañía. Cada cajón no debe estar más de la 3/4 lleno, y los iremos ampliando cuando haga falta.
- Ponerles etiquetas a las carpetas con etiquetador, para una fácil lectura y comprensión.
- El archivador ha de ser de calidad y deberemos evitar el sistema de carpetas colgadas.
- Se ha de limpiar al menos una vez al año.
El proceso para todos nuestros asuntos ha de seguir los siguientes puntos:
- Llenando la bandeja de entrada:
Debemos recoger o tomar nota de cada cosa que tenemos pendiente. Hacer una limpieza física de todo el material con el que no hemos acabado. Si ese material no cabe en la bandeja, o es algo no físico, escribir una nota. En el caso de los e-mails, debido a la cantidad que recibimos, podemos crear un minisistema independiente en el ordenador. Lo mismo para todos los asuntos que tenemos en la mente, tanto para profesionales como personales, anotarlo y ponerlo en la bandeja de entrada. Es recomendable poner fecha a todo.
- Vaciando la bandeja de entrada:
Identificaremos cada cosa de la bandeja de entrada, y decidiremos qué hacer:
- Tirar lo que no necesitemos.
- Completar las acciones de menos de 2 minutos.
- Recogido todo lo que pueda ser delegado a otros.
- Poner recordatorios en nuestro sistema de organización para el resto de acciones.
- Identificar los grandes proyectos.
Normas:
- No importa el orden, todo ha de ser procesado igual, por lo que empezaremos con la primera cosa y acabaremos con la última.
- Procesar sólo una cosa a la vez, aunque sea difícil de decidir, nunca deberemos pasar a la siguiente.
- Nunca ha de volver nada a la bandeja de entrada.
Por cada elemento de la bandeja de entrada debemos seguir el diagrama de arriba, y actualizar si fuera necesario nuestro sistema de organización. Las acciones han de ser la siguiente cosa físicamente necesaria para llegar a nuestro objetivo. Por ejemplo no deberemos poner: “Organizar reunión”, si no “Llamar a fulanito”, o “Enviar un e-mail a fulanito”, tendremos que decidir esa siguiente acción.
Para escoger nuestras acciones nos deberemos basar en:
- Contexto.
- Tiempo disponible.
- Energía que tengamos.
- Prioridad.
- Organizando:
Las categorías básicas que necesitamos en nuestro sistema son:
- Proyectos: Lista de los proyectos activos, anotando las siguientes acciones necesarias, así como las cosas necesarias para esas acciones o para pensar sobre ese proyecto. También se puede tener una categoría “Material de soporte para los proyectos aparte”.
- Acciones de calendario: En el calendario debemos anotar solo las cosas que deben ser ese día obligatoriamente. No anotar cuando nos gustaría que se acabe tal proyecto. Deben ser acciones concretas que tenemos que realizar ese día o a esa hora.
- Siguientes acciones: Lo mejor suele ser organizarnos por contexto, por ejemplo “en la oficina”, “llamadas telefónicas”, “leer/revisar”, “recados”, “con mi mujer”, etc.
- Esperando: Acciones que podemos realizar cuando otra cosa ocurra, por ejemplo si alguien nos tiene que confirmar algo.
- Material de referencia: Todo lo que nos pueda servir de ayuda en algún otro momento.
- Algún día/Quizás: Cosas que podríamos hacer en algún otro momento.
Además de esto también es bueno tener una lista de recordatorios generales, para cosas que no pueden ser planeadas, como por ejemplo “ser más optimista”. Aquí podremos anotar todas esas cosas para recordárnoslas hasta conseguirlas.
- Revisando:
Necesitamos acceder a nuestro sistema diariamente y durante el tiempo necesario para tenerlo controlado. Lo primero sería ver el calendario, luego las siguientes acciones y los proyectos.
Semanalmente haremos una revisión a fondo de todo lo almacenado (borrar entradas en “Algún día/Quizá” que ya no nos interesen, ver las “Esperando” que todavía no nos han llegado, revisar el estado de los proyectos, etc.)
Conclusiones
Organizarnos eficazmente no es tarea sencilla. Lo mejor es leer el libro e ir aplicando sus técnicas. Lo cierto es que no son técnicas complicadas, y podrían ser sacadas del sentido común. Cada uno puede tener unas necesidades, y por lo tanto cada uno puede utilizar un sistema distinto, pero la filosofía es válida para todos. Seguramente vallamos perfeccionándolo con el tiempo, y modificándolo a medida que nuestras necesidades cambien.
