Aplicando GTD

Empecé a usar un sistema de organización a raíz de leer el libro “Getting Things Done”, del que ya he hablado. Básicamente se trata de no tener que recordar nada, y organizar las cosas en un sistema apropiado a nuestras necesidades. Mi sistema principal ha de estar en el portátil, que es donde necesito organizarme.

En un principio intenté aplicar GTD simplemente con un calendario y un sistema de carpetas y ficheros de texto, pero no es muy rápido ni flexible. Era algo así:

Después decidí probar mejor el OmniOutliner, que es un programa que viene con el Mac, y que no me parara a mirarlo con detenimiento. Resultó ser apropiado para mis necesidades, rápido y muy sencillo de usar. Tengo la siguiente organización:

Lo tengo configurado de manera que con Tab, me salta de columna o fila, con Enter crea una nueva fila, y con Option+Command+] o [ indenta o desindenta la fila.

Para añadir tareas al Inbox utilizo una acción de Quicksilver, que lo hace automáticamente y sin distraerme. En el siguiente post hablaré de esta acción.

Como calendario utilizo iCal y para almacenar el material de referencia utilizo mi disco duro externo. También he pasado todos mis contactos al Address Book, para tenerlos centralizados y poder hacer backups fácilmente. Cuando me pasan un número nuevo al móvil, le pongo un punto delante al nombre, así cuando esté delante del Mac paso los números nuevos al Address Book rápidamente (cuando lo paso le borro el punto claro…).

En cuanto al correo electrónico, utilizo un subsistema en el Mail.

Lo tengo configurado para descargar correo cada hora, y es entonces cuando vacío el Inbox, por si hay algo medianamente urgente. Poca gente necesita responder correos con tanta urgencia que no pueda pasar una hora. Por cada correo lo borro, o lo muevo a una de las siguientes carpetas: Read (correos para leer), Ref (los mails para una referencia temporal: por ej. info relativa a un proyecto que no necesitaré en cuanto acabe el proyecto. Si lo necesito como referencia para un futuro lo exporto y lo meto en el disco duro externo), Reply (correos que tengo que responder), Waiting (correos de los cuales estoy esperando una respuesta).

Otro programa que utilizo para controlar tiempos de desarrollo, y que también viene muy bien para ser consciente de lo que son dos minutos, y poder aplicar la famosa regla de los dos minutos, es Minuteur. Muy configurable: yo lo tengo para que se minimice automáticamente y con un atajo de teclado para traer al frente y minimizar.

Para cuando no estoy con el ordenador, suelo utilizar un folio doblado y un boli como Inbox, que además permite que otros escriban anotaciones, o permite hacer croquis y dibujitos. Otras veces, utilizo el móvil. Preferiblemente utilizo el grabador de voz, si no puedo, o me da vergüenza, escribo una nota. El grabador de voz permite además registrar las ideas que surgen justo cuando estás a punto de dormirte, sin necesidad de encender la luz o levantarte (duermo con él en la mesilla).

Para las cosas que no son digitales, utilizo como bandeja de entrada una parte de la mesa, y el material de referencia lo guardo en una estantería. Por supuesto también tengo una papelera a mano.

Otro subsistema especial es el de las compras del supermercado. En este caso hago una lista de las cosas que tengo que comprar anotándolo en un trozo de papel que engancho en un imán de la nevera, y cuando bajo a la compra me lo llevo.

Por ahora con esto me es suficiente. Cada uno ha de investigar sus necesidades para encontrar un sistema que le satisfaga. El mío ha ido cambiando con la experiencia y estoy seguro que seguirá cambiando, tanto por evolución como por distintas necesidades.

Webs sobre el tema:

• 43 folders y su wiki.
• Lifehacker.